Un arrêt de la cour administrative d’appel de Paris n° 22PA03904 du 4 mars 2024 rappelle qu’un agent public faisant l’objet d’une mesure prise en considération de sa personne, qu’elle soit ou non justifiée par l’intérêt du service, doit être mis à même de demander la communication de son dossier, en étant averti en temps utile de l’intention de l’autorité administrative de prendre la mesure en cause et précise à cet égard que le droit à la communication du dossier comporte pour l’agent intéressé, à moins que sa demande ne présente un caractère abusif, celui de choisir les modalités d’accès à son dossier, et ainsi, de demander à ce qu’il lui en soit adressé une copie, y compris par voie électronique.
Le droit à communication préalable du dossier pour toute mesure prise en considération de la personne
Aux termes de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 : » tous les fonctionnaires civils et militaires, tous les ouvriers et employés des administrations ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier, soit avant d’être l’objet d’une mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardés, dans leur avancement d’ancienneté « .
En vertu de ces dispositions, un agent public faisant l’objet d’une mesure prise en considération de sa personne, qu’elle soit ou non justifiée par l’intérêt du service, doit être mis à même de demander la communication de son dossier, en étant averti en temps utile de l’intention de l’autorité administrative de prendre la mesure en cause.
Dans le cas où l’agent public fait l’objet d’un déplacement d’office, il doit être regardé comme ayant été mis à même de solliciter la communication de son dossier s’il a été préalablement informé de l’intention de l’administration de le muter dans l’intérêt du service, quand bien même le lieu de sa nouvelle affectation ne lui aurait pas alors été indiqué.
Le droit pour l’agent de choisir les modalités d’accès au dossier et d’en demander la communication d’une copie, notamment par voie électronique
Par ailleurs, le droit à la communication du dossier prévu par l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 comporte pour l’agent intéressé, à moins que sa demande ne présente un caractère abusif, celui de choisir les modalités d’accès à son dossier et ainsi, de demander à ce qu’il lui en soit adressé une copie.
L’absence de communication du dossier malgré la demande de l’agent emporte privation d’une garantie procédurale
Un fonctionnaire qui, ayant demandé à la communication d’une copie de son dossier administratif avant l’adoption d’une mesure prise en considération de sa personne, n’a pas reçu de réponse à sa demande de communication et n’a ainsi pas pu prendre connaissance de son dossier avant l’adoption de cette mesure, a été effectivement privé de la garantie prévue par l’article 65 de la loi du 22 avril 1905.
Dans cette affaire, la décision attaquée, qui avait pour objet de modifier l’affectation d’un agent au regard de sa manière de servir, avait la nature d’une mesure prise en considération de la personne.
Or, dès lors qu’il ressortait des pièces du dossier que le message électronique envoyé à l’intéressé en vue de lui transmettre son dossier n’avait pas pu lui être délivré en raison d’une inexactitude dans l’adresse électronique utilisée, en ne communiquant pas à l’intéressé une copie de son dossier, malgré les demandes écrites de ce dernier, avant l’édiction de la décision, l’administration a privé le requérant d’une garantie.
Alors que l’agent avait demandé à recevoir une copie de son dossier, la circonstance qu’il ait été mis à même de le consulter ne saurait remédier à cette privation.
Il en résulte que le requérant était fondé à soutenir que la décision litigieuse était entachée d’un vice de procédure.
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